Végigvezetünk egy projekt előkészítésének folyamatán
Mindenkinek van jó ötlete, de ez önmagában még nem elég, hogy valóra is váljon. Ebben a fejezetben megmutatjuk, hogyan lesz az ötletből projekt - vagyis valóság.
*találkoztál-e már hasonló ötlettel a nagyvilágban? (A Google a barátod.)
*miben más a te ötleted?
*olyan ötleted van, ami másokat is érdekel és megmozgat?
*profitál-e belőle a helyi közösség?
*meg tudod egyedül valósítani, vagy be kell-e vonnod helyi szervezeteket, önkormányzatokat, vállalkozásokat?
*hány ember munkája szükséges a projekt megvalósításához és hány embert fog megszólítani?
Összeállítottunk egy 7 lépésből álló akciótervet, ami abban segít, hogy alaposan átgondold az ötletedet a kivitelezéshez szükséges teendők alapján!
*Először is nevezd el a projektedet! Nem baj, ha nem jut rögtön eszedbe egy frappáns név.
Használd "az én projektem" elnevezést, amíg megtalálod a tökéletes nevet. Azért fontos, hogy már az elején elnevezd a projektet, hogy élővé váljon, hogy tudj már rá hivatkozni.
*Szedd pontokba az ötleted legfontosabb elemeit! Írj le minden olyan fontos részletet, amit már kitaláltál!
*Készíts a listádból egy rövid, tömör leírást! Így sokkal könnyebb lesz másoknak is bemutatni, arról beszélni.
Ahhoz, hogy mások is megértsék az ötletedet, és átlássák a kereteket, határozd meg a projekted célját, vázold fel az ütemtervét és becsüld meg a költségeket!
*Cél: Mondd el egy mondatban, hogy mit szeretnél elérni az ötleteddel! Gondold végig azt is, hogy miben más ez a projekt, mint a már megvalósult vagy folyamatban lévő hasonló projektek!
*Ütemterv: Határozd meg a projekted időbeni keretét! Ha ezeket a sorokat olvasod, akkor mondhatjuk, hogy már a projekt előkészítésénél jársz. Ha még nem határoztál meg kezdési időpontot, akkor legyen az a mai nap! Készíts vázlatos ütemtervet végiggondolva a projektmegvalósítás folyamatát, fázisait, mérföldköveit: melyik tevékenység mennyi időt vesz igénybe, tudod-e párhuzamosan végezni az adott folyamatokat.
Mindegyik mérföldkőhöz rendelj egy reálisan tartható határidőt! A későbbiekben sokat fog segíteni neked ez a vázlatos ütemterv. Ez a megvalósítás során valószínűleg változni fog, de nem kell megijedned akkor sem, ha valami nem úgy alakul, ahogy az elején eltervezted.
*Becsült költségvetés: Egy következő fejezetben még rátérünk arra, hogyan tudod a projekt költségvetését összeállítani, de ennél a pontnál már érdemes listáznod az ismert tételek költségét!
*Mielőtt komolyabb energiát fektetnél az ötleted megvalósításába, gondold végig, hogy reális-e az ötleted, valóban megvalósítható? Mindannyian szeretünk álmodozni, de ha az ötlet több tízmillió forintba kerül, rengeteg önkéntes munkájával jár, akkor érdemes kisebb léptékben vagy egy alternatív módon újragondolni azt.
*Rendelkezel a megfelelő tapasztalattal és ismerettel a projekt területén? Ha nem, az sem baj: tanulj másoktól, vonj be tapasztalt embereket, építs ütőképes csapatot! Egy másik fejezetben erről is lesz szó bővebben.
*Azonosítsd a kockázatokat! Vázolj fel két forgatókönyvet: az egyik szerint sikeresen megvalósítottad a projektet, a másikban pedig nem. Hasonlítsd össze a két szcenáriót, és próbáld meghatározni, mik a különbségek és milyen tényezőkön múlhat a sikeres megvalósítás. A csapatod tagjain? A meglévő szakértelmen? Az információáramláson? A választott helyszín adottságain? (Adtunk néhány példát, de biztos neked is van még pár.)
*A korábban említett kockázati tényezőket hogyan fogod kezelni? Készülj fel arra, hogy lesznek váratlan helyzetek, ezért rugalmasan kell hozzáállnod a projektmenedzsmenthez!
*Mi az első lépés a projekt megvalósításához? És a következő három?
*Írd le egy papírra ezeket a lépéseket, használj táblázatot, térképet! Járd be a helyszínt, fotózd be a teret és az alapján készíts egy vázlatos alaprajzot! Gondold végig, hogy hol, mi fog történni! És azt is, hogy milyen eszközök és technikai berendezések kellenek mindehhez.
*Vedd elő az első költségszámításaidat, majd aktualizáld a változások és az új infók alapján. Ha úgy érzed, hogy a rendelkezésre álló forrást túlléped, és semmiképpen sem tudod lecsökkenteni a kiadásokat, akkor érdemes szponzorok, támogatók bevonására vagy egyéb pályázati lehetőségekre gondolnod. Ha így van, kezdd el minél hamarabb a kutatást és a partnerkeresést!
*Változtak a tervek időközben? Kiderült, hogy valamivel korábban még nem számoltál? Nyugodtan dolgozd át az első terveidet!
A validáció folyamatára azért van szükség, hogy minél jobban biztosítsd a projekt későbbi sikerét. Fontos végiggondolnod, hogy más városlakóknak is értéket teremt-e az ötleted, és meg tudod-e őket szólítani a projekteddel. Beszélgess másokkal, mesélj nekik az ötletedről, kérd ki a véleményüket!
*Saccold meg, hogy mekkora a közönséget fogsz tudni bevonzani, és milyen célcsoportokat kell elérned a programkommunikáció során.
*Keress rá, hogy készült-e korábban közösségi felmérés az ötleted kapcsán, vagy összekapcsolható-e az ötleted bármilyen fejlesztési tervvel, kulturális programmal, fővárosi vagy kerületi célokkal.
*Ha eddig nem történt ilyen jellegű felmérés, akkor javasoljuk, hogy keresd fel a tervezett helyszín közelében működő önkormányzatot, vállalkozásokat, közösségeket, civil szervezeteket, mutasd be nekik az ötletedet, beszélgessetek a fenti kérdésekről! Pozitív fogadtatás esetén pedig ne felejts el tőlük támogatói levelet kérni! Ez előnyt jelent majd az elbírálás során is.
*Az is lehet, hogy a programjavaslatodat már máshol megvalósítottad és rendelkezésedre állnak azok az információk, amiket az előbb felsoroltunk: használd fel a korábbi tapasztalataidat!
*Ki fogja vezetni a projektet? Ki képviseli jogilag a projektet? Ki köt együttműködési megállapodást és milyen szervezet fogja felhasználni, kezelni a megvalósításra szánt összeget?
*Kiknek kell részt vennie a projektben, ahhoz, hogy megvalósuljon? Szükséged van csapatra, partnerekre?
*Hol jelenne meg a projekted? Hogyan tervezed eljuttatni a programod hírét a közönségednek? Hogyan szerveznél rá résztvevőket?
*Az eddigi pontok alapján szükséges volt valamit változtatnod a terveiden?
*Mik a hiányosságok? Milyen információkra van szükséged még? Kitől tudod ezeket beszerezni?
*Mi szükséges mindezeken túl a projekt elindításához?
Ha minden lépést elvégeztél, akkor nagy valószínűséggel kész is van a projektterved. Ez jó kiindulási alapot fog biztosítani ahhoz, hogy nekivágj az ötleted megvalósításának. Utolsó lépésként jöjjön néhány kérdés a projekted utóhatására vonatkozóan:
*Milyen feladataid lesznek, amikor a projekt véget ér? Mi fog történni az eszközökkel? Na és az alkotókkal, résztvevőkkel?
*Tervezed-e a projekt dokumentálását? Hogyan fogod nyomon követni a megvalósítást és mérni a sikerességét?
*Milyen utóélete lesz a projektnek? Van lehetőség a folytatásra? Hogyan tudod fenntarthatóvá tenni? Milyen szellemi örökséget hagysz magad után?
Gratulálunk, végigrágtad magad az első fejezeten, és biztosak vagyunk abban is, hogy az ötleted szuperjó! De ahogy a lépések alapján láttad, van még mit rajta dolgozni! Remélhetőleg most számos olyan kérdés merült fel benned, ami alapján tovább tudod fejleszteni a projekttervedet a megvalósítás irányába, valamint ahhoz, hogy Budapest Tuningra való jelentkezés során mindent profin le tudj adni. Ha a lista alapján mégis arra jutottál, hogy az ötletedet (most még) nem tudod kivitelezni vagy szerinted nem elég jó, ne csüggedj, legközelebb már tudni fogod, hogy milyen szempontok alapján kell elindulnod! A Budapest Tuningot más alkalommal is meg fogjuk hirdetni, mert a jó ötletekre mindig szükség van!
